Het aanleveren van de inhoud

Lever uw inhoud aan de grafisch ontwerper in het formaat dat hij of zij opvraagt. Stuur bijvoorbeeld geen publisher-bestand als hij/zij u een tekst- of Wordbestand vraagt. Er zijn goede redenen waarom hij/zij een tekstbestand aan u vraagt (het maakt het mogelijk om sneller te werken en dat zal u zeker besparingen in uw uitgaven opleveren, in plaats van hen te laten toenemen wanneer een opdracht meer tijd inneemt dan voorzien omdat de grafisch ontwerper geen toegang heeft tot de inhoud).

Zorg er eveneens voor dat bij het leveren van uw inhoud de teksten en de visuele elementen (foto’s en logo’s) gescheiden zijn. Een foto uit een Word-bestand exporteren neemt extra tijd in beslag en de kwaliteit van de foto heeft eronder te lijden (het bestand is te klein om gebruikt te kunnen worden door de grafisch ontwerper).

Probeer duidelijk te zijn met uw aanwijzingen en in de manier waarop u de inhoud die u verzendt, organiseert. Indien u per mail verzendt, zorg er dan voor dat het onderwerp van de mail duidelijk maakt wat de inhoud ervan is. Idem dito wanneer u zwaardere bestanden verstuurt via platformen zoals WeTransfer.

Correctie van uw inhoud

Het is uw verantwoordelijkheid om de inhoud te corrigeren. Indien meerdere personen hun mening moeten geven, verzamelt u best deze feedback, zodat u deze in één keer kunt doorsturen aan de grafisch ontwerper. Zeker wanneer er wijzigingen gedaan moeten worden aan het document. Bij ons wordt over het algemeen rekening gehouden in onze prijsopgave met één correctie (we gaan van het principe uit dat iedereen recht heeft om fouten te maken). Wees er zeker van dat iedereen het eens is met de door u gevraagde wijziging en dat alle nodige opmerkingen doorgestuurd worden. Dit omdat u misschien een letter ‘s’ heeft vergeten bij een meervoud: zelfs als dit voor u een zeer kleine correctie is, kan het voor de grafisch ontwerper grotere gevolgen hebben. Hij/zij moet het bestand openen om het te corrigeren en het opnieuw exporteren. Grosso modo is het toevoegen of verwijderen van een ‘s’ in een reeds goedgekeurd document minstens 15 minuten werk voor de grafisch ontwerper: hij/zij moet uw mail lezen, het bestand openen, de fout in het document vinden, de aanpassing uitvoeren en u een nieuwe PDF toesturen ter goedkeuring. Indien deze correctie niet voorzien was in uw globale correcties, zal deze u aangerekend worden.

Om ons uw correcties door te geven, raden we aan om de commentaar-functie in Adobe Acrobat Reader te gebruiken (het programma dat u gebruikt om uw PDF te lezen). Deze functie maakt het mogelijk om de uit te voeren correcties in één oogopslag te vinden. Dit vermindert de kans op fouten bij de uitvoering van de correctie, omdat het in dit geval voldoende is om de uit te voeren correctie te kopiëren en te plakken in het document. Sommige klanten investeren in het programma Incopy van Adobe, wat nóg performanter is voor het uitvoeren van wijzigingen, maar we verplichten onze klanten niet om extra investeringen te doen. Adobe Reader is een gratis programma dat voor dit gebruiksdoel al zeer performant is.

Organisatie van uw documenten

De grafisch ontwerper is niet uw secretaresse: het is aan u om de documenten die hij/zij u toezendt, te archiveren, te bewaren en te organiseren — zeker als het uw bronbestanden betreft (u heeft bijvoorbeeld het logo van één van uw sponsoren aan uw grafisch ontwerper gestuurd. Het is niet zijn/haar werk om het u één jaar na dato door te sturen omdat u het originele bestand kwijt bent geraakt). De finale versie van de bestanden (de PDF’s voor drukwerk) die de grafisch ontwerper u bezorgt, zijn wat waard omdat ze u toestaan om bijvoorbeeld voor het herdrukken van een drukwerk dezelfde bestanden te gebruiken, zonder beroep te moeten doen op uw grafisch ontwerper. We archiveren deze documenten gedurende één jaar. Wanneer deze periode voorbij is, hebben we geen verplichting meer om ze te bewaren.

Orientatie naar uw clientèle

Een laatste tip: het document dat wordt ontworpen, of het digitaal is of gedrukt, moet voldoen aan de eisen die eraan worden gesteld door uw doelgroep (daarom is het ook één van de eerste vragen waarop men moet antwoorden wanneer er aan een project begonnen wordt). De behoeften en de verwachtingen van uw doelgroep zijn niet per definitie dezelfde als die van u. Houd dit dus in gedachten wanneer u aan het document werkt en houd er eveneens rekening mee dat het de specialiteit van de grafisch ontwerper is om uw boodschap visueel te vertalen om hem aantrekkelijk en optimaal leesbaar te maken voor uw doelgroep.